FAQ
Compliance
Compliance bedeutet, die Einhaltung von Gesetzen (im eigenen Unternehmen) durch bestimmte Maßnahmen sicherzustellen. Im Bereich des globalen Handels ist Compliance vor allem mit der Überprüfung Geschäftspartnern im In- und Ausland verbunden. Dazu gehören nicht nur Geschäftspartner sondern auch Mitarbeiter. Ein Unternehmen muss durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass keine Geschäftsbeziehungen u.a. mit solchen Personen oder Organisationen eingegangen werden, die auf Sanktions- und Embargolisten genannt sind.
Wenn ein Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nachkommt, handelt es sich um eine Straftat (in Deutschland z. B. definiert in § 34 AWG).
Generell ist jedes Unternehmen in jeder Branche davon betroffen, geeignete Maßnahmen zur Einhaltung von weltweiten Sanktionen und Embargos zu ergreifen. AEO-zertifizierte Unternehmen oder solche, die eine Zertifizierung anstreben, müssen nachweisen, dass sie Maßnahmen ergriffen haben, um Geschäftsbeziehungen zu Personen und Organisationen zu vermeiden, die auf Sanktions- und Embargolisten aufgeführt sind.
Geeignete Maßnahmen sind alle Vorkehrungen, die Sie als Unternehmen treffen, um zu vermeiden, Geschäftsbeziehungen mit sanktionierten Personen, Unternehmen oder Organisationen einzugehen oder fortzusetzen. Kontinuierliche und automatisierte Sanktions- und Embargoprüfungen sind unerlässlich: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr (derzeit aktiver oder neuer) Geschäftspartner nicht sanktioniert wurde. Es reicht nicht aus, Ihre Geschäftspartner einmalig zu überprüfen. Es könnte sein, dass Ihr Geschäftspartner aufgrund einer Änderung der Sanktionslisten (diese ändern sich in der Regel mehrmals pro Woche) sanktioniert wurde. Eine Sanktionslistenprüfung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie diese auf Änderungen in der Zukunft überwachen („monitoring“). Darüber hinaus muss diese Prüfung automatisiert werden. Es reicht nicht aus, einen Mitarbeiter damit zu beauftragen, jeden Tag manuell die Geschäftspartner- und Personalstammdaten mit den Sanktions- und Embargolisten abzugleichen.
Sanktionslisten
Die Verpflichtung, Sanktionslisten zu prüfen, stellt Unternehmer vor große Herausforderungen: Globale Anti-Geldwäsche-Vorschriften kriminalisieren Geschäftskontakte mit Personen und Organisationen, die Verbindungen zu einer kriminellen Organisation haben oder von einer Embargomaßnahme betroffen sind. Ebenso ist der Handel mit Waren zu unterlassen, die in waren- oder länderbezogenen Sanktionslisten aufgeführt sind. Verstößt ein Unternehmen hiergegen und führt keine regelmäßige Sanktions- und Embargolistenprüfung durch, macht es sich strafbar.
Im Rahmen der Geldwäsche-Vorschriften ist es Unternehmen untersagt, Geschäftskontakte mit Organisationen oder Personen zu unterhalten, die auf einer Sanktionsliste aufgeführt sind. Sanktionslisten sind offizielle Listen, in denen Personen, Gruppen, Organisationen, Länder oder Wirtschaftsgüter vermerkt sind. Es wird unterschieden zwischen:
- Personen- und organisationsbezogenen Sanktionslisten</li
- Güterbezogenen Sanktionslisten
- Länderspezifischen Sanktionslisten
Warenbezogene Sanktionslisten enthalten Güter und Produkte, die z.B. von besonderen Richtlinien oder Ausfuhrbeschränkungen betroffen sind. Exportbeschränkungen gelten unter anderem für Dual-Use-Güter, die auch für militärische Zwecke genutzt werden können.
Verstößt ein Unternehmen gegen internationale Sanktions- und Embargorichtlinien, z. B. durch die Belieferung terroristischer Organisationen oder die Missachtung von Ausfuhrbeschränkungen, riskiert es strafrechtliche Sanktionen. Mögliche Sanktionen sind Geldstrafen ab € 500.000 und Freiheitsstrafen von bis zu 15 Jahren.
Rufschädigung und negative Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehungen können ebenfalls Folge sein.
Für eine Strafe reicht es aus, wenn ein Unternehmen fahrlässig handelt. Um ein solches Fehlverhalten von vornherein auszuschließen, prüfen Sie Mitarbeiter- und Kundendaten sowie Ihre Produkte oder Handelswaren regelmäßig gegen einschlägige Sanktions- und Embargolisten.
Die Pflicht zur Überprüfung von Sanktions- und Embargolisten liegt nicht ausschließlich bei der Geschäftsleitung eines Unternehmens. Diese ist von jeder Abteilung wahrzunehmen. Eine besondere Rolle haben in der Regel die Buchhaltung, der Vertrieb und die Personalabteilung.
Die Buchhaltung ist verpflichtet zu prüfen, dass Zahlungen an Personen oder Organisationen nur dann geleistet werden, wenn diese einer Prüfung der Sanktionsliste standhalten. Ebenso muss sich der Vertrieb bei jeder Transaktion vorher vergewissern, dass es keine Treffer auf einer Sanktionsliste gibt. Auch ist prüfen, dass Personen und Unternehmen, die auf einer Sanktionsliste stehen, keine Gewährleistungsrechte, Unterhaltsansprüche oder ähnliches haben. Die Personalabteilung sollte bestehende Mitarbeiter und alle Bewerber regelmäßig GDPR-konform auf Sanktions- und Embargolisten prüfen.
Die Pflicht zur Überprüfung von Sanktions- und Embargolisten liegt nicht ausschließlich bei der Geschäftsleitung eines Unternehmens. Diese ist von jeder Abteilung wahrzunehmen. Eine besondere Rolle haben in der Regel die Buchhaltung, der Vertrieb und die Personalabteilung.
Die Buchhaltung ist verpflichtet zu prüfen, dass Zahlungen an Personen oder Organisationen nur dann geleistet werden, wenn diese einer Prüfung der Sanktionsliste standhalten. Ebenso muss sich der Vertrieb bei jeder Transaktion vorher vergewissern, dass es keine Treffer auf einer Sanktionsliste gibt. Auch ist prüfen, dass Personen und Unternehmen, die auf einer Sanktionsliste stehen, keine Gewährleistungsrechte, Unterhaltsansprüche oder ähnliches haben. Die Personalabteilung sollte bestehende Mitarbeiter und alle Bewerber regelmäßig GDPR-konform auf Sanktions- und Embargolisten prüfen.
Sanktionslisten werden regelmäßig, oft täglich, aktualisiert. Es reicht nicht aus, die vorhandenen Daten einmalig zu überprüfen. Eine regelmäßig wiederkehrende Überprüfung (Monitoring) ist erforderlich.
Die Intervalle können von Unternehmen frei bestimmt werden. Da die Sanktionslisten oft sehr kurzfristig und unregelmäßig aktualisiert werden, empfehlen wir eine vollständige und vor allem automatisierte Überprüfung (Monitoring). Dies ist mit Hilfe digitaler und automatisierter Lösungen leichter zu bewerkstelligen als mit einem manuellen Verfahren, das aufgrund der Vielzahl der Sanktionslisten einen immensen Arbeits- und Zeitaufwand erfordern würde.
Im Rahmen der internationalen Geldwäschebekämpfung unterliegen alle europäischen Unternehmen den EU-Anti-Geldwäsche-Maßnahmen. Diese Verordnung sieht vor, dass keine Geschäftsbeziehungen mit Personen oder Organisationen aufgenommen oder unterhalten werden dürfen, die bei einer Geldwäschebekämpfungs- oder Sanktions- und Embargokontrolle aufgefallen sind. Als Geschäftsbeziehung gilt jeder wirtschaftliche Kontakt sowie jede Bereitstellung von Waren, Dienstleistungen oder von finanziellen Mitteln. Dieses Liefer- und Dienstleistungsverbot soll dem globalen Terrorismus, kriminellen Organisationen oder Personen jegliche finanzielle Grundlage oder wirtschaftlichen Vorteile entziehen. Unternehmen sind gesetzlich zur Kooperation verpflichtet und müssen ihre Mitarbeiter, Kunden und Vertragspartner diesen regelmäßigen Kontrollen unterziehen. So wird sichergestellt, dass die Zusammenarbeit mit als risikobehaftet eingestuften Personen weder den guten Ruf des Unternehmens schädigt noch strafrechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Auch im Rahmen der Geldwäscheprävention sind Sanktionen zu beachten.
UN-Sanktionsliste
Für eine adäquate Überprüfung aller Geschäftskontakte ist ein routinemäßiger Abgleich mit den von staatlichen Stellen herausgegebenen Sanktions- und Embargolisten notwendig. Grundlage für die auf europäischer und nationaler Ebene herausgegebenen Sanktionslisten ist die UN-Sanktionsliste. Alle UN-Mitgliedstaaten sind verpflichtet, die gelisteten Personen aus völkerrechtlichen Gründen zu meiden. Auf EU-Ebene gibt es europäische Sanktionslisten. In diesen sind Einträge aus der UN-Sanktionsliste enthalten. Darüber hinaus führen einige Staaten eigene Register, die auf internationalen Sanktionslisten basieren. So gibt es zum Beispiel umfassende Sanktionslisten des Vereinigten Königreichs, der USA, Japans und der Schweiz. Um die regelmäßige Überprüfung der Sanktionslisten zu planen und zu gestalten, muss man zunächst herausfinden, welche Sanktionslisten für wen relevant sind.
Europäische Sanktionslisten
Hat ein Unternehmen seinen Sitz und Tätigkeitsschwerpunkt in der EU, müssen die von der EU und der jeweils zuständigen nationalen Stelle herausgegebenen Sanktionslisten geprüft werden. Auf EU-Ebene wird zwischen den Sanktionslisten für Personen und denen für Länder unterschieden. So enthält die „Konsolidierte Liste der Personen, Vereinigungen und Körperschaften, die EU-Finanzsanktionen unterliegen“ die Namen aller Personen, Unternehmen und Organisationen, die von der EU mit Sanktionen belegt sind – unabhängig von ihrer Nationalität.
UK-Sanktionslisten
Die „Consolidated list of Financial Sanctions Targets in the UK“ dient als zentrale Sanktionsliste des Vereinigten Königreichs und enthält die von der EU verhängten Finanzsanktionen gegen Personen, Unternehmen und Organisationen sowie nationale Ergänzungen. Sie ist aus britischer Sicht umfassender als die „Consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions“ und muss von Unternehmen oder Niederlassungen und Standorten mit Sitz in Großbritannien überprüft werden.
US-Sanktionslisten
Die Prüfung von US-Sanktionslisten kommt grundsätzlich in Betracht, wenn ein bestimmter Geschäftszweig die EAR („Export Administration Regulations“) berührt. Diese bilden die Grundlage des US-Ausfuhrkontrollrechts. US-Sanktionslisten nach den EAR gelten weltweit für alle Produkte und Technologien US-amerikanischen Ursprungs – auch wenn das Produkt nur ein einziges in den USA hergestelltes Bauteil enthält („integrated abroad into foreign-made products“) oder ausschließlich mit Hilfe von US-Technologien entwickelt wurde („foreign-made direct products“) – die international gehandelt werden. Somit sind auch europäische Unternehmen, die keine wirtschaftliche Verbindung zu den USA haben, sondern nur mit europäischen oder anderen nicht-amerikanischen Unternehmen handeln, von den US-Sanktionslisten betroffen. Einen ersten Überblick über die Themen der EAR gibt das offizielle Inhaltsverzeichnis. Ein Unternehmen fällt dann in den Geltungsbereich der US-Sanktionslisten, wenn es mit Waren oder Dienstleistungen handelt, die US-amerikanischen Ursprungs sind – unabhängig davon, wo auf der Welt das Unternehmen seinen Sitz hat oder wo seine Kunden ansässig sind. Die US-Sanktionslisten sind jedoch vernachlässigbar, wenn ein Unternehmen ausschließlich mit US-Unternehmen Geschäfte macht, da in diesem Fall US-Produkte den US-Warenkreislauf nicht verlassen dürfen.
Andere Sanktionslisten
Neben den Sanktionslisten der EU, des Vereinigten Königreichs und der USA können auch die Embargos der Schweiz und Japans relevant sein. Es kommt darauf an, ob die jeweiligen Interessengebiete auf ein Unternehmen zutreffen.
Unterhält ein Unternehmen Geschäftsbeziehungen zur Schweiz oder unterliegt es aufgrund seines Sitzes schweizerischem Recht, sollte die „Konsolidierte Liste“ der Schweiz geprüft werden. Diese enthält die von der Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa verhängten Sanktionen sowie lokale Ergänzungen der Schweiz. Die japanische „Endverbraucherliste“ wird vom japanischen Ministerium für Wirtschaft, Handel und Industrie (METI) veröffentlicht und listet Unternehmen und Organisationen auf.
Wenn die Daten des Geschäftspartners einer Sanktionslistenprüfung unterzogen wurden und eine Übereinstimmung festgestellt wird, muss das Unternehmen sofort Maßnahmen ergreifen. Das weitere Vorgehen richtet sich weitgehend nach der geprüften Sanktionsliste und der Rechtsordnung, in der ein Unternehmen ansässig ist.
Zunächst muss der Treffer gründlich abgeklärt werden: Namensgleichheit bedeutet nicht automatisch, dass die Person auf der Sanktionsliste und der betreffende Geschäftskontakt identisch sind. Hilfreich sind Geburtsdatum, Geburtsort oder der Sitz der Organisation. Diese Daten sind in der Regel in den detaillierten Einträgen der Sanktionslisten zu finden.
Macht das Unternehmen keine Fortschritte bei der Klärung des Sachverhalts oder bestätigt sich der Verdacht, muss die zuständige Behörde eingeschaltet werden. Die zuständige Behörde ist z.B.:
Finanzdienstleistungszentrum der Deutschen Bundesbank
Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
Die Behörde führt weitere Vergleiche durch und teilt dem Unternehmen das Ergebnis mit. Bestätigt sich der Verdacht, müssen laufende Geldzahlungen sofort eingefroren und die Anbahnung oder Aufnahme von Geschäftsbeziehungen sofort abgebrochen werden.
EU-Sanktionslisten („Konsolidierte Liste der Personen, Vereinigungen und Körperschaften, die EU-Finanzsanktionen unterliegen“):
Stimmen Geschäftspartnerdaten mit Einträgen auf dieser Liste überein, sollte die Geschäftsbeziehung nicht fortgesetzt werden. Es gilt das Verbot der Auskunftserteilung.
Vereinigtes Königreich („“Consolidated list of Financial Sanctions Targets in the UK““):
Bei Treffern auf dieser Liste dürfen keine Wirtschaftsgüter oder Gelder zur Verfügung gestellt werden. Handelt es sich bei dem Eintrag um einen nationalen Zusatz zur „Konsolidierten Liste der Personen, Vereinigungen und Körperschaften, die EU-Finanzsanktionen unterliegen“, ist es ebenfalls ratsam, das britische Finanzministerium zu informieren.
US-Sanktionslisten:
Ergibt die Sanktionslistenprüfung einen Treffer auf US-Sanktionslisten, bedeutet dies – im Gegensatz zu europäischen Sanktionslisten – nicht automatisch ein Verbot der Geschäftsbeziehung. Vielmehr ist in manchen Fällen lediglich eine Genehmigung erforderlich, die bei den US-Behörden beantragt werden muss.
„“Konsolidierte Liste““ (Schweiz):
Auch hier dürfen im Falle von Treffern keine Waren oder Gelder geliefert werden. Bei nationalen Ergänzungen der „Konsolidierten Liste der Personen, Vereinigungen und Körperschaften, die den Finanzsanktionen der EU unterliegen“, ist ebenfalls der Kontakt zum Schweizer Staatssekretariat für Wirtschaft zu suchen.
„“Endverbraucherliste“ (Japan):
Bei Übereinstimmungen mit den METI-Listen müssen Sendungen an die gelisteten Unternehmen vom japanischen Ministerium für Wirtschaft, Handel und Industrie genehmigt werden.
Wenn Unternehmen die Bedeutung einer regelmäßigen und gründlichen Sanktionslistenprüfung unterschätzen und Geschäftskontakte nicht überprüfen, handeln sie grob fahrlässig. Strafrechtliche Konsequenzen, Reputationsschäden und wirtschaftliche Verluste können die Folge sein.
Damit Sie weder Sanktionen fürchten noch einen erheblichen Aufwand in die Sanktionslistenprüfung investieren müssen, lohnt es sich, auf eine einfache und automatisierte Lösung zurückzugreifen.“
PEP
Arbeitet ein Unternehmen mit sogenannten „politisch exponierten Personen“ (PEP) zusammen, wird ein erhöhtes Risiko für strafrechtlich relevante Aktivitäten wie Geldwäsche, Korruption oder Steuerhinterziehung angenommen. Aus diesem Grund sind solche Geschäftskontakte (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter etc.) mit erhöhter Vorsicht und Sorgfalt zu betrachten. Um herauszufinden, ob es sich bei aktuellen oder zukünftigen Geschäftspartnern um politisch exponierte Personen handelt, müssen diese einer regelmäßigen PEP-Überprüfung unterzogen werden. Dabei ist zu beachten, dass die Sanktionslistenprüfung und der PEP-Check zunächst völlig unabhängig voneinander sind. Grundsätzlich ist jedes Unternehmen verpflichtet, die Sanktionslistenprüfung durchzuführen, während die PEP-Prüfung nicht von jedem Unternehmen durchgeführt werden muss. Die PEP-Prüfung wird durch die Anzahl der politisch exponierten Personen und vor allem durch die Tatsache erschwert, dass es keine staatliche oder übergeordnete Stelle (z.B. EU oder UN) gibt, die offizielle PEP-Listen herausgibt. Weltweit gibt es nur sehr wenige Anbieter, die PEP und deren Angehörige identifizieren (können). Die PEP-Listen, zu denen Sie über Trustnet.Trade Zugang haben, umfassen mehr als 1.000.000 Namen von PEPs oder deren Angehörigen, die Sie über uns vollautomatisch mit Ihren Datenbanken abgleichen können.
Nach der 4. EU-Geldwäscherichtlinie und §1.12 des deutschen Geldwäschegesetzes (GwG) ist eine politisch exponierte Person, wer ein wichtiges öffentliches Amt bekleidet oder in den letzten 12 Monaten bekleidet hat (§15.7 GwG) – sei es in Deutschland oder im Ausland.
Dazu gehören z.B.
- Staats- und Regierungschefs,
- Ministerinnen und Minister,
- Abgeordnete des Parlaments,
- leitendes Personal von obersten Gerichten und staatlichen Behörden,
- Botschafterinnen und Botschafter,
- Leiter von Staatsbetrieben.
Wenn eine Person ein öffentliches Amt unterhalb der nationalen Ebene innehat, gilt sie nur dann als PEP, wenn ihr Tätigkeitsbereich mit dem einer ähnlichen Position auf nationaler Ebene vergleichbar ist. Dies ist z. B. bei Mitgliedern der Landesregierungen anzunehmen.
Neben den eigentlichen Amtsinhabern fallen auch unmittelbare Familienangehörige unter den Begriff PEP. Dazu gehören Ehegatten und eingetragene Lebenspartner, aber auch Kinder, Schwiegerkinder, Eltern und Geschwister. Steht eine nicht verwandte Person dem Amtsträger außergewöhnlich nahe und ist diese Verbindung öffentlich bekannt, gelten auch enge Mitarbeiter als PEP.
Politisch exponierte Personen bekleiden oft einflussreiche Ämter. Es wird davon ausgegangen, dass sie anfällig für Vermögensdelikte sind. So gibt es in der Vergangenheit zahlreiche Beispiele von Politikern, die ihre Position für persönliche Interessen ausgenutzt, Bestechungsgelder angenommen, die Auftragsvergabe beeinflusst und illegal erworbene Gelder gewaschen haben.
Stellt sich im Nachhinein heraus, dass ein Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu einem strafrechtlich in Erscheinung getretenen PEP unterhält, wird es von den Strafverfolgungsbehörden in die Ermittlungen einbezogen. Dies kann nicht nur zu schwerwiegenden Reputationsschäden, sondern auch zu strafrechtlichen Sanktionen (Geldbußen usw.) führen. Ein Unternehmen, das seine Geschäftspartner nicht oder nur rudimentär einer PEP-Prüfung unterzieht, geht ein hohes wirtschaftliches Risiko ein.
Nach dem Geldwäschegesetz (GwG) gehört die PEP-Prüfung zu den unternehmensinternen Sorgfaltspflichten, die umgesetzt werden müssen. Grundsätzlich ist nach § 10 Abs. 3, § 11 Abs. 1, 2 GwG die Prüfung vor der vollständigen Aufnahme der Geschäftsbeziehung durchzuführen, wenn aufgrund von Tatsachen anzunehmen ist, dass Vermögenswerte aus der Geschäftsbeziehung im Zusammenhang mit krimineller Finanzierung oder Geldwäsche stehen. Diese Prüfpflicht gilt für Unternehmen in jeder Größe.
Besteht eine Pflicht zur Identifizierung politisch exponierter Personen, so reicht in der Regel eine bloße Befragung der Vertragsparteien aus. Wenn jedoch die konkreten Aktivitäten eines Unternehmens darauf hindeuten, dass es zu regelmäßigen Kontakten mit PEP kommen könnte, ist es aufgrund des erhöhten Risikos ratsam, regelmäßige und umfassende Abfragen bei staatlichen Datenbanken durchzuführen. Dabei handelt es sich um nationale und internationale Sanktionslisten. In den sogenannten PEP-Listen sind alle Personen aufgeführt, die die Merkmale einer politisch exponierten Person erfüllen.
Liegt ein positiver Treffer vor, spricht man von einem erhöhten Geldwäscherisiko seitens des Geschäftspartners. Dies muss nach näherer Prüfung einer Strafverfolgungsbehörde und dem Bundeskriminalamt gemeldet werden. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung stellt einen Verstoß gegen das Ordnungswidrigkeitsgesetz (OwiG) dar – in diesem Fall drohen Bußgelder bis zu 100.000 Euro.
Positive Hinweise auf das Vorhandensein eines PEP bedeuten keineswegs, dass Geschäftskontakte nicht eingegangen werden können oder abgebrochen werden müssen – die Feststellung eines Risikos bedeutet noch nicht, dass von der politisch exponierten Person Straftaten begangen worden sind oder in naher Zukunft begangen werden. In jedem Fall muss das Unternehmen aber ein effizientes Risikomanagement etablieren und die in § 6.2 des Geldwäschegesetzes (GwG) aufgeführten „erhöhten Sorgfaltspflichten“ erfüllen. Dazu gehören u.a.:
- regelmäßige persönliche Treffen mit der politisch exponierten Person
- detaillierte Prüfung des (geschäftlichen) Umfelds
- Genaue Prüfung aller Transaktionen
Der als politisch exponierte Person identifizierte Geschäftspartner hat eine gesetzliche Mitwirkungspflicht. Das bedeutet, dass er auf Anfrage umfassend Auskunft geben muss – zum Beispiel über die Herkunft der Gelder, die er in die Geschäftsbeziehung einfließen ließ. Wird die Mitwirkungspflicht nicht erfüllt, sollte die Fortführung der Geschäftsbeziehung auf den Prüfstand gestellt und gegebenenfalls beendet werden – zu groß ist das Risiko, dass durch das Zurückhalten von Informationen illegale Aktivitäten verschleiert werden sollen. In diesem Fall sollte auch eine Verdachtsmeldung im Sinne des §11 GwG an die zuständige Strafverfolgungsbehörde erfolgen.
Unterschätzt ein Unternehmen die Bedeutung einer regelmäßigen Überprüfung seiner Geschäftskontakte auf PEP, handelt es grob fahrlässig und läuft Gefahr, bei Geschäften mit Mitgliedern der PEP-Risikogruppe – ob bewusst oder unbewusst – strafrechtlich sanktioniert zu werden. Dass der Abgleich von Einzelnamen mit den ständig aktualisierten Sanktions- und PEP-Listen viel Zeit und Arbeit bedeutet und eine rechtssichere Interpretation der Ergebnisse erfordert, sollte nicht abschrecken. Um dennoch Zeit und personelle Ressourcen zu sparen, kann Trustnet.Trade Ihnen helfen. Mit Hilfe der online-basierten Lösung werden alle Geschäftskontakte regelmäßig auf die Einstufung als PEP überprüft. So laufen Sie nicht mehr Gefahr, Einträge zu übersehen oder Aktualisierungen der PEP-Listen zu verpassen. Sie bleiben immer auf dem neuesten Stand. Ihr Arbeitsaufwand für die PEP-Prüfung wird deutlich minimiert, und Sie müssen nur dann tätig werden, wenn es Treffer gibt und Trustnet.Trade Sie benachrichtigt hat. Liefert die PEP-Prüfung keine Ergebnisse, können Sie sich voll und ganz auf Ihr Hauptgeschäft konzentrieren.
Prüfung von Mitarbeitern und Selbständigen
Im Rahmen der Bekämpfung der Geldwäsche und zur Verhinderung der Finanzierung krimineller Aktivitäten ist jedes Unternehmen in der EU verpflichtet, seine Mitarbeiterdaten regelmäßig mit den Sanktionslisten der Europäischen Union abzugleichen. In den Sanktionslisten werden Personen und Organisationen erfasst, die Verbindungen zu einer kriminellen Organisation haben oder von einer Sanktions- oder Embargomaßnahme betroffen sind.
Um Geschäftsbeziehungen zu Personen auf den Sanktionslisten auszuschließen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Sanktionslisten überprüfen. Sobald eine monatliche Gehaltszahlung an eine gelistete Person erfolgt oder z.B. geldwerte Vorteile zur Verfügung gestellt werden, liegt ein Verstoß gegen die EU-Richtlinien vor. Selbst wenn das Unternehmen nichts von der Listung wusste, muss es mit hohen Bußgeldern und anderen Strafen rechnen, wenn es ein Arbeitsverhältnis aufrechterhält. Darüber hinaus können Verstöße den Ruf des Unternehmens nachhaltig schädigen und zu Umsatzeinbußen führen.
Durch einen regelmäßigen Abgleich von Mitarbeiterdaten erhalten Unternehmen rechtzeitig Kenntnis von Verstößen gegen die EU-Richtlinien und können Verstöße gegen das Bereitstellungsverbot umgehen.
Ein Sanktionslistenabgleich muss sowohl für bestehende Mitarbeiter als auch für neue Mitarbeiter durchgeführt werden.
- Bewerberinnen und Bewerber
- Praktikanten
- Freischaffende
- Befristet Beschäftigte
Regelmäßige Sanktionslistenabgleiche müssen aufgrund der europäischen Richtlinien durchgeführt werden.
Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie den Datenabgleich an einen bestimmten Zeitpunkt – z.B. eine Bewerbung – binden oder in regelmäßigen Abständen durchführen. Da die Sanktionslisten jedoch regelmäßig (mehrmals wöchentlich) aktualisiert werden, ist eine automatisierte Überprüfung empfehlenswert. Andernfalls können aktuelle Sanktionen nicht geprüft werden und es sind Verstöße zu befürchten.
Stellt sich bei der Überprüfung der Sanktionsliste heraus, dass einer der Mitarbeiter auf einer Sanktionsliste steht, sollten Unternehmen nicht überstürzt handeln, sondern eine gründliche Abklärung vornehmen. So bedeuten gleiche Namen nicht automatisch, dass dieselbe Person gemeint ist. Geburtsdatum oder Geburtsort können dann zur Klärung beitragen.
Ist eine Klärung nicht möglich oder bestätigt sich der Verdacht, müssen Unternehmen die zuständige Behörde informieren – z.B. das Finanz-Service-Center der Deutschen Bundesbank oder das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Das BAFA führt weitere Abgleiche durch und teilt dem Unternehmen dann das Ergebnis mit.
Besteht kein Zweifel daran, dass der Mitarbeiter auf einer Sanktionsliste steht, sind verschiedene rechtliche Konsequenzen denkbar:
- Einfrieren von Geldzahlungen
- Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter
In diesen Fällen ist es ratsam, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einzuschalten.
Die Privatsphäre des Einzelnen ist ein hohes Gut im europäischen Rechtssystem. Bei der Sanktionslistenprüfung gibt es jedoch eine klare Rechtsgrundlage in Form von EU-Richtlinien. Diese ist in jedem EU-Mitgliedsstaat verbindlich, gibt den Unternehmen aber keine generelle Befugnis zur Nutzung von Mitarbeiterdaten. Da viele EU-Sanktionslisten allenfalls
- Vor- und Nachnamen,
- Angaben zu Titeln (z.B. Dr. oder Prof.),
- Geburtsdatum,
- Geburtsort und
- Staatsangehörigkeit
enthalten und keine weiteren personenbezogenen Daten in das Sanktionslistenscreening aufgenommen werden. So wäre beispielsweise die Wohnanschrift in einigen Sanktionslisten (z.B. EU-Verordnung 753/2011) nicht zu finden und eine Aufnahme wäre daher datenschutzrechtlich unzulässig. Das Screening von Mitarbeiterdaten erfolgt ausschließlich auf Basis des Vor- und Nachnamens. Weitere personenbezogene Daten werden nicht in die Prüfung einbezogen und auch nicht gespeichert, so dass keine datenschutzrechtlichen Bedenken bestehen. Bei übereinstimmenden Suchergebnissen erhält das Unternehmen jedoch alle in den Sanktionslisten erfassten Informationen, also auch Adressen, sofern vorhanden.
Führt ein deutsches Unternehmen zusätzlich Abgleiche mit US-Listen durch, benötigt es allerdings die Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter, denn: Amerikanische Gesetze gelten in Deutschland nicht und bieten somit keine ausreichende Rechtsgrundlage für Eingriffe in die Persönlichkeitsrechte.
Unterschätzt ein Unternehmen die Bedeutung eines regelmäßigen Sanktionslistenabgleichs und schließt seine Mitarbeiter aus, handelt es grob fahrlässig und riskiert strafrechtliche Sanktionen.
Da ein regelmäßiger Abgleich der Mitarbeiterdaten mit den ständig aktualisierten Sanktionslisten sehr zeitaufwändig ist und zusätzlichen Arbeits- und Verwaltungsaufwand bedeutet, ist eine einfache und automatisierte Lösung erforderlich.