Geschäfte wurden früher mit einem Handschlag abgeschlossen. Man traf einen Geschäftspartner zum Lunch, schaute ihm in die Augen und unterzeichnete den Vertrag auf der Stelle oder hat eben die Hand darauf eingeschlagen. Aber die Welt hat sich verändert. Heute arbeiten Unternehmen mit Partnern, Lieferanten, Kunden und Dienstleistern zusammen, die sie möglicherweise niemals persönlich treffen. Dies eröffnet zwar Zugang zu globalen Märkten, wirft aber eine entscheidende Frage auf: Wie können Sie sicherstellen, dass ein Unternehmen wirklich das ist, was es vorgibt zu sein?

Dieser Prozess wird als „Know Your Business Partner“, oder KYB, bezeichnet. Wenn alles remote abläuft, wird die Überprüfung des Unternehmenshintergrunds schwieriger – aber gleichzeitig ist sie wichtiger denn je, um Betrug und Geldwäsche zu verhindern.

Welche Herausforderungen entstehen bei der Remote-KYB?

Die Online-Verifizierung eines Unternehmens ist nicht so einfach wie die Überprüfung eines Führerscheins. Unternehmen sind komplex, und Betrüger werden immer raffinierter. Hier sind die größten Hürden, denen sich Unternehmen bei der Remote-Verifizierung gegenübersehen.

Ermittlung der echten Eigentümer (wirtschaftlich Berechtigten)

Der schwierigste Teil der KYB ist oft die Identifizierung der oder des „Ultimate Beneficial Owner“ (UBO) – also der tatsächlichen natürlichen Person, die von dem Unternehmen profitiert (wirtschaftlich Berechtigten). Kriminelle verstecken sich gerne hinter mehreren Schichten von Strohmännern und Briefkasten-Firmen. Beispielsweise könnte Unternehmen A Unternehmen B gehören, das wiederum einem Trust in einem anderen Land gehört. Dieses Geflecht ohne persönliches Treffen oder physische Unterlagen zu entwirren ist äußerst schwierig.

Gefälschte Dokumente

In der digitalen Welt ist Fälschung leichter denn je. Es dauert nur wenige Minuten, bis ein Betrüger ein Kontoauszug oder ein Gründungszertifikat manipuliert hat. Wenn Sie ein PDF-Dokument überprüfen, das über ein Portal hochgeladen wurde, anstatt ein physisches Originaldokument in den Händen zu halten, ist es wesentlich schwieriger, Fälschungen zu erkennen.

Unterschiedliche Regelungen in verschiedenen Jurisdiktionen

Wenn Sie international tätig sind, müssen Sie internationale Vorschriften einhalten. Die Anforderungen an die Geschäftsverifizierung in der EU unterscheiden sich erheblich von denen in Singapur oder Brasilien. Mit diesen sich ständig ändernden regulatorischen Anforderungen Schritt zu halten ist ein Vollzeitjob. Fehler können zu erheblichen Bußgeldern oder Reputationsschäden führen.

Verzögerung von Geschäftsprozessen

Niemand mag administrative Formalitäten. Wenn Ihr Verifizierungsprozess zwei Wochen dauert und vom Kunden verlangt, 50 verschiedene Dokumente hochzuladen, könnte dieser einfach zu einem Wettbewerber wechseln. Die Herausforderung besteht darin, strenge Sicherheitsanforderungen mit einem reibungslosen und schnellen Kundenerlebnis in Einklang zu bringen.

Best Practices beim Remote-KYB-Onboarding

Wie können Sie ein Unternehmen sicher verifizieren, ohne es abzuschrecken? Hier sind einige bewährte Verfahren, die moderne Unternehmen einsetzen.

Automatisierung wo möglich

Die manuelle Überprüfung aller Dokumente durch Menschen ist langsam und fehleranfällig. Intelligente Unternehmen setzen automatisierte Lösungen ein, die in Sekunden auf globale Geschäftsregister zugreifen können. Diese Systeme können sofort Daten aus Behördendatenbanken abrufen, um zu überprüfen, ob eine Unternehmensregisternummer gültig und das Unternehmen aktiv ist.

Nutzung von Echtzeit-Daten

Verlassen Sie sich nicht auf veraltete statische Datenbanken. Ein Unternehmen könnte vor sechs Monaten noch zuverlässig gewesen sein, könnte aber heute insolvent oder unter Sanktionen stehen. Best Practice bedeutet, sich mit „Live“-Datenquellen zu verbinden, die den aktuellen Status eines Unternehmens in Echtzeit anzeigen, nicht das, was es letztes Jahr war.

Der „risikobasierte“ Ansatz

Nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche Prüftiefe. Eine kleine lokale Bäckerei, die ein Händlerkonto eröffnet, benötigt vermutlich nicht die gleiche umfassende Untersuchung wie eine große internationale Kryptobörse. Durch die Kategorisierung von Unternehmen nach Risikostufen können Sie den Prozess für risikoarme Unternehmen beschleunigen und Ihre Ressourcen auf die risikoreichen konzentrieren.

Liveness-Checks

Da Sie den Geschäftsführer nicht persönlich treffen können, nutzen Sie Technologie als Brücke. Sogenannte „Liveness“-Checks erfordern, dass die andere Person eine bestimmte Aktion vor der Kamera ausführt – etwa blinzeln oder den Kopf drehen – um nachzuweisen, dass es sich um eine echte Person handelt und nicht um ein Standbild oder ein Deepfake-Video.

Kontinuierliche Überwachung

Die KYB endet nicht mit der Unterzeichnung des Vertrags. Eigentumsstrukturen können sich ändern, und Unternehmen können plötzlich auf Sanktionslisten erscheinen. Kontinuierliche Überwachung bedeutet, dass Ihr System Ihre Partner beobachtet und Sie warnt, wenn sich etwas Verdächtiges ändert.

Fazit

KYB ist ein notwendiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs im digitalen Zeitalter. Zwar bringt es Herausforderungen wie verborgene Eigentümer und ausgefeilte Betrugsmethoden mit sich, aber die Technologie holt auf.

Das Ziel ist nicht nur, eine behördliche Anforderung zu erfüllen. Vielmehr geht es darum, ein Vertrauensnetzwerk aufzubauen. Durch die Nutzung von Automatisierung, die Verwendung aktueller Echtzeit-Daten und die Behandlung der Verifizierung als fortlaufenden Prozess können Unternehmen sich schützen, ohne ihr Wachstum zu bremsen. In einer Welt, in der wir möglicherweise nie einen Handschlag austauschen, sind diese digitalen Handschläge das, was die globale Wirtschaft sicher am Laufen hält.

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