Viele Unternehmen sind überzeugt, dass ihr Sanktions-Compliance-Programm ausreicht. Die Namen der Geschäftspartner werden gegen offizielle Sanktionslisten geprüft, tritt kein Treffer auf, fühlen sie sich sicher. Doch sind Sie wirklich geschützt, oder bestehen verborgene Risiken, die Sie gravierenden Sanktionen oder Reputationsverlust aussetzen können?
Warum Sanktions-Compliance Pflicht ist, und nicht die Kür
Sanktionen sind heute ein akutes Thema für jede Organisation, unabhängig von Größe oder Branche. Selbst kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind strengen regulatorischen Anforderungen und erheblichen Bußgeldern bei Verstößen ausgesetzt. Behörden – darunter das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), die Deutsche Bundesbank sowie die Zentralstelle für Sanktionsdurchsetzung (ZfS) – ergänzen regelmäßig Sanktionslisten, die nicht nur Einzelpersonen, sondern auch Unternehmen, Industriebranchen und ganze Staaten adressieren. Verstöße können zu hohen Geldstrafen, Rufschäden und dem Ausschluss aus Märkten führen.
Insbesondere im internationalen Geschäft mit Lieferanten, Dienstleistern und Kunden darf das Sanktionsrisiko nicht unterschätzt werden.
Typische Lücken bei traditionellen Prüfungsverfahren?
- Veraltete Prüfmethoden
Viele Unternehmen führen nur eine einmalige Sanktionsprüfung bei Geschäftsanbahnung durch (und oft auch nur bei Kunden, nicht bei Lieferanten) – und vergessen die laufende Kontrolle. Sanktionslisten werden jedoch fortlaufend von EU, UN und nationalen Behörden aktualisiert. Ein Geschäftspartner, der letzten Monat noch unbedenklich war, kann schon nächste Woche gelistet sein. Richten Sie daher regelmäßige Re-Screenings je nach Risikoprofil (mindestens monatlich) ein, nutzen Sie automatisierte Tools mit globaler Abdeckung, und dokumentieren Sie Verantwortlichkeiten und den Prüfturnus eindeutig.
- Komplexe Eigentümerstrukturen und wirtschaftlich Berechtigte (UBO)
Sanktionen betreffen nicht nur offen genannte Namen, sondern auch Unternehmen, die direkt oder indirekt von sanktionierten Personen oder Organisationen kontrolliert werden. Die 50%-Regel nach US-amerikanischem Vorbild (OFAC) findet auch in EU/DE Anwendung: Halten sanktionierte Personen zusammen mehr als 50% der Anteile – direkt oder indirekt – ist das gesamte Unternehmen betroffen. Nach Geldwäschegesetz (GwG) müssen wirtschaftlich Berechtigte ab 25% Anteilsbesitz identifiziert und geprüft werden. Durchleuchten Sie daher Eigentümerstrukturen umfassend mit spezialisierten UBO-Tools und recherchieren Sie über das Transparenzregister, Offshore-Leaks oder öffentliche Quellen. Priorisieren Sie Hochrisiko-Länder und dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse nachprüfbar.
- Indirekte Beziehungen: Geschäfts- und Lieferkettenpartner
Risiken entstehen auch durch Dritte wie Agenten, Zwischenhändler oder Subunternehmer. Sanktionierte Personen können auf diese Weise unbemerkt Einfluss nehmen – ein blinder Fleck in vielen Prüfprozessen. Fordern Sie Offenlegung der wichtigsten Drittpartner, binden Sie Compliance-Klauseln in die Verträge ein, und führen Sie auch für Dritte risikobasierte Prüfungen durch.
- Falsche Negativergebnisse und Namensvarianten
Sanktionierte Personen wechseln bewusst Schreibweisen, nutzen Übersetzungen und Aliase. Nur fortschrittliche Screening-Lösungen mit Fuzzy Matching und unterstützter Transliteration finden alternative Schreibweisen. Halten Sie Ihre Watchlists stets aktuell und recherchieren Sie auch in Negativ-Medien-Datenbanken.
- Übermäßige Abhängigkeit von einer Datenquelle
Verlassen Sie sich nicht nur auf einen einzelnen Datenanbieter. Kombinieren Sie kommerzielle Sanktionsdatenbanken, regionale Listen, offene Quellen und Regierungsdatenbanken, und prüfen Sie die Abdeckung des Providers insbesondere hinsichtlich neuer Märkte und lokaler Entwicklungen.
So werden Sie wirklich “sanktionssicher”
Prüfungen über die bloßen Namenslisten hinaus
Integrieren Sie UBO- und Beteiligungsanalysen, wenden Sie Ownership-Mapping und Corporate Linkage-Tools an, und führen Sie bei Hochrisiko-Konstellationen Enhanced Due Diligence inklusive Medienrecherche durch.
Kontinuierliche Überwachung und Echtzeit-Alerting
Setzen Sie auf Screening-Systeme mit automatischen Updates und Meldemechanismen. Stellen Sie klar festgelegte Verantwortlichkeiten und machen Sie Monitoring zum Bestandteil Ihres Compliance-Systems.
Risikobasierter Ansatz
Segmentieren Sie Geschäftspartner nach Jurisdiktion, Branche und Eigentumsstruktur, klassifizieren Sie PEPs (Politisch exponierte Personen) und wenden Sie abgestufte Prüfungsmechanismen an – von Basis-Screenings bis hin zu Tiefenanalysen. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht “alles auf einmal und über Nacht” prüfen müssen, bauen Sie Ihre Prüfungen Schritt-für-Schritt aus.
Integration von Sanktions-Prüfung in bestehende Prozesse
Verknüpfen Sie Sanktionsprüfung mit AML (Anti-Geldwäsche), ESG und Lieferketten-Compliance. Sorgen Sie für Schnittstellen zwischen den Teams, einheitliche Risikoindikatoren und eine gemeinsame Datenbasis.
Dokumentation und Audit-Trail
Erfassen und archivieren Sie sämtliche Prüfaktivitäten, Quellen und Entscheidungswege zentral und nachprüfbar. Implementieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Löschfristen gemäß GwG.
Fallbeispiel: Die übersehene Verbindung
Angenommen, Sie schließen einen Vertrag nach oberflächlicher Sanktionsprüfung nur auf den Firmennamen des Geschäftspartners ab. Monate später meldet eine Aufsichtsbehörde, dass Ihr Geschäftspartner indirekt mehrheitlich von zwei sanktionierten Personen kontrolliert wird. Sie wussten das nicht, weil Sie keine UBO-Prüfung durchgeführt oder die Eigentümerstrukturen überwacht haben. Die Folge: Hohe Strafen und Reputationsschäden – alles wegen einer vermeidbaren Lücke.
Fazit
Sanktions-Compliance ist kein einmaliges Häkchen, sondern ein kontinuierlicher, vielschichtiger Prozess. Mit professionellem Ownership-Screening, laufendem Monitoring und risikobasierter Methodik schließen Sie kritische Lücken, schützen Ihr Unternehmen vor gravierenden Risiken und belegen regulatorische Sorgfalt.
Wie Trustnet.Trade unterstützt
Trustnet.Trade unterstützt Sie dabei, kritische Sanktionslücken zu schließen – weit über die klassische Namensprüfung hinaus. Sofortige KYB-/UBO-Prüfungen, Echtzeitüberwachung und globale Sanktionsscreenings inklusive AMS und PEP ermöglichen Ihnen die Identifikation von indirekten Risiken. Automatisierte Alerts, Ownership-Mapping und Compliance-Tools sorgen für Transparenz und Sicherheit. Mit risikobasierten Fragebögen und Whistleblower-Modulen sind Unternehmen jeder Größe stets auf regulatorischem Stand und minimieren finanzielle sowie Reputationsrisiken nachhaltig.