Die Globalisierung eröffnet enorme Geschäftschancen – sie bringt jedoch auch erhebliche Risiken mit sich. Eines der komplexesten Themen betrifft nationale Vorschriften, die die Offenlegung von wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owners, UBO) einschränken.

Fehlender Zugang zu Eigentümerinformationen erschwert die Compliance-Arbeit erheblich. Ohne klare Einsicht besteht die Gefahr, ungewollt mit Unternehmen zu kooperieren, die sanktioniert, oder in Finanzkriminalität, Korruption oder Sanktionsverstöße verwickelt sind.

Wie lässt sich diese Herausforderung verantwortungsvoll meistern? Entscheidend ist ein strukturierter, risikobasierter Ansatz.

1. Risikobasierter Ansatz

Standardisierte KYC-Prüfungen (Know Your Customer) reichen in solchen Fällen meist nicht aus. Datenbanken liefern oft nur Hinweise wie „Informationen nicht verfügbar“ oder „Zugriff gesetzlich eingeschränkt“. In Hochrisikosituationen ist daher eine tiefergehende Prüfung zwingend erforderlich.

Unternehmen sollten ihre Ressourcen gezielt auf Partner mit erhöhtem Risiko konzentrieren – etwa auf Akteure aus Ländern mit schwacher Geldwäscheaufsicht, hohem Korruptionsniveau oder undurchsichtigen Eigentümerstrukturen.

Wesentliche Maßnahmen können sein:

• Personen statt nur Unternehmen prüfen: Nicht am Firmennamen stehen bleiben. Entscheidend sind die handelnden Personen – Geschäftsführer, Aufsichtsräte, Anteilseigner. Ihre digitalen Spuren, Netzwerke und beruflichen Vorgeschichten liefern wertvolle Hinweise.
• Management sorgfältig verifizieren: Lebensläufe, frühere Tätigkeiten, mögliche Verbindungen zu politisch exponierten Personen (PEP) müssen überprüft werden.
• Herkunft von Vermögen und Mitteln analysieren: Herkunftsnachweise, Verträge und Steuerunterlagen geben Aufschluss über die Legitimität der Geldquellen.
• Geschäftsrationale bewerten: Sind Umsatzvolumina und Geschäftstätigkeit plausibel? Auffällige Diskrepanzen deuten auf Unregelmäßigkeiten hin.
• Komplexe Strukturen aufdecken: Mehrstufige Beteiligungen oder Briefkastengesellschaften müssen bis zu den wirtschaftlich Berechtigten nachvollzogen werden – ohne Ausnahmen.

2. Unabhängige Datenquellen und lokale Expertise nutzen

Fehlen offizielle Registerzugänge, ist Kreativität gefragt. Allein auf die Angaben des Geschäftspartners zu vertrauen, ist keine tragfähige Compliance-Strategie.

Verlässliche Datenquellen:

• Sanktions- und Beobachtungslisten: Abgleiche mit internationalen Sanktionsverzeichnissen sind unentbehrlich. Verstöße können schwerwiegende Sanktionen nach sich ziehen.
• Adverse-Media-Screening: Presseberichte, Blogs und öffentliche Quellen liefern wertvolle Hinweise auf Korruptionsfälle, Betrug oder Rechtsstreitigkeiten.
• Gerichts- und Handelsregisterdaten: Frühere Verfahren oder finanzielle Probleme lassen Rückschlüsse auf Zuverlässigkeit und Bonität zu.
• Kommerzielle Datenbanken: Professionelle Anbieter strukturieren internationale Beteiligungsnetzwerke und helfen, Eigentumsverhältnisse länderübergreifend sichtbar zu machen.

Lokale Expertise einbinden:
Regionale Compliance-Berater oder Anwaltskanzleien verfügen über lokales Wissen, kulturelles Verständnis und Zugang zu schwer zugänglichen Informationen. Ihre Unterstützung kann entscheidend sein.

3. Klare Richtlinien und vollständige Dokumentation

Langfristig zählt vor allem eines: eine klare unternehmensweite Compliance-Strategie. Diese sollte die eigene Risikotoleranz (oder man kann auch sagen Ihr Risiko-Appetit) definieren und verbindliche Entscheidungsregeln festlegen.

Grundpfeiler der Policy:

• „No-Go“-Regel bei fehlender Kooperation: Weigert sich ein potenzieller Partner, EDD-Unterlagen vorzulegen, wird die Geschäftsbeziehung nicht aufgenommen. Transparente Unternehmen haben nichts zu verbergen.
• Laufende Überwachung: Dauerhaftes Screening ist Pflicht – insbesondere bei Partnern aus risikobehafteten Jurisdiktionen. So lassen sich Veränderungen zeitnah erkennen.
• Dokumentationspflicht: Alle Schritte und Erkenntnisse müssen nachvollziehbar dokumentiert werden – auch unvollständige Informationen. Eine lückenlose Aktenlage ist der beste Schutz gegenüber Aufsichtsbehörden.

Compliance und Geschäft in Balance halten

Wer mit Eigentumsbeschränkungen konfrontiert ist, muss eine Balance wahren: gesetzestreue Vorsicht auf der einen Seite, Respekt vor nationalen Datenschutzbestimmungen auf der anderen.

Transparenz, Sorgfalt und kontinuierliches Monitoring sind die Eckpfeiler wirksamer Risikosteuerung. Wenn Geschäftspartner keine nachvollziehbaren Informationen liefern wollen, ist das ein Warnsignal – und Grund für eine Neubewertung.

Der Grundsatz ist einfach: Menschen verstehen, Strukturen entwirren, unabhängige Quellen nutzen und alles sauber dokumentieren. So lässt sich globales Wachstum mit integrer Unternehmensführung verbinden.

Wie Trustnet.Trade unterstützt

Trustnet.Trade schließt zentrale Lücken in der Sanktions- und Eigentümer-Compliance. Mit automatisierten KYB- und UBO-Prüfungen, Echtzeit-Monitoring und globaler Sanktionsüberwachung – einschließlich Adverse-Media- und PEP-Checks – identifiziert die Plattform auch indirekte Eigentümerrisiken.

Über visuelle Eigentümerstrukturen, automatisierte Warnmeldungen, Compliance-Widgets und risikobasierte Fragebögen behalten Unternehmen jeder Größe den Überblick. Ergänzt durch Hinweisgebersysteme trägt Trustnet.Trade dazu bei, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Reputationsschäden oder finanzielle Risiken frühzeitig