Die Einhaltung der „Know Your Business“ (KYB)-Compliance ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Geschäftsbeziehungen, nicht nur in Finanzinstituten. Es stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, um sowohl gesetzeskonform zu bleiben als auch eine positive Kunden- und MitarbeiterInnen erfahrung zu gewährleisten. Ja genau – vergessen Sie nicht die eigenen Mitarbeiterinnen: auch für Vertrieb und Einkauf ist es frustrierend, wenn die Compliance-Prozesse nicht ordentlich definiert und effizient strukturiert sind.
Die Herausforderungen
1. Datenerfassung und -verifizierung
Die Sammlung und Überprüfung von Geschäftspartnerdaten sind zeit- und ressourcenintensive Aufgaben. Sorgfältige Due Diligence ist erforderlich, ohne die Geschäftspartnerbeziehung zu beeinträchtigen. Genauigkeit bei der Datenerfassung ist unerlässlich, aber es gilt, den Geschäftspartner und die MitarbeiterInnen nicht durch langwierige Prozesse zu frustrieren.
2. Komplexität der Vorschriften
Die KYB-Vorschriften variieren stark zwischen verschiedenen Jurisdiktionen. Für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind, kann die Einhaltung herausfordernd sein. Hinzu kommt, dass diese Regeln nicht konstant sind: diese verändern sich. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der KYB-Prozesse sind notwendig, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.
3. Mangel an qualifizierten SpezialistInnen
Es gibt einen erheblichen Mangel an erfahrenen KYC- und KYB-AnalystInnen sowie Compliance-MitarbeiterInnen. Dies führt zu Verzögerungen bei der Geschäftspartnerüberprüfung und Ineffizienzen im KYB-Prozess. Die Nachfrage nach qualifizierten Mitarbeitenden übersteigt das Angebot, was eine erhebliche Hürde für die Einhaltung der Vorschriften darstellen kann. Umso wichtiger sind digitale Werkzeuge.
4. Kosten der Compliance
Effektive KYB-Prozesse sind kostspielig, einschließlich der Ausgaben für Technologie und Mitarbeitende, aber gering im Vergleich zu möglichen Strafen bei Verstößen. Die finanziellen Kosten können erheblich sein, insbesondere für kleinere Unternehmen, die eine Balance zwischen Kosteneffizienz und Compliance-Effektivität finden müssen.
5. Kunden- und MitarbeiterInnenerfahrung
Komplexe KYB-Anforderungen und langwierige interne Prozesse können die Kunden- und MitarbeiterInnenerfahrung beeinträchtigen. Der lange und manchmal frustrierende Prozess der Datensammlung kann GeschäftspartnerInnen verärgern. Eine reibungslose Benutzererfahrung bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften ist wichtig, um konsistente Akzeptanz bei Geschäftspartnern und MitarbeiterInnen zu erreichen.
6. Unentdeckte Risiken
Die Herausforderung besteht darin, mit dynamischen Beobachtungslisten, PEP-Listen und anderen Risikofaktoren wie z. B. sich täglich ändernden Sanktionslisten Schritt zu halten. Versäumnisse in diesem Bereich erhöhen das Risiko, dass Risiken unentdeckt bleiben, was schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben kann. Eine kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der Parameter und Ergebnisse der Risikoanalyse ist erforderlich.
7. Datenschutz und -sicherheit
Geschäftspartnerdate müssen nach strengen Datenschutzvorschriften sicher verarbeitet und geschützt werden. Auch das kostet wieder Geld, und erfordert stringente Prozesse. Jede Verletzung oder unsachgemäße Handhabung von Geschäftspartnerdaten kann zu hohen Strafen und einem Vertrauensverlust führen.
Unsere Vorschläge für eine KYB-Prüfung
1. Risikobasierter Ansatz
Durch die Implementierung eines risikobasierten Ansatzes können Unternehmen ihre Ressourcen auf risikoreichere Geschäftspartner konzentrieren und die Überprüfung für andere erleichtern.
2. Nutzung von Technologie
Der Einsatz moderner Technologien kann die Effizienz und Effektivität der KYB-Prozesse erhöhen. Durch die Automatisierung von Datensammlung, Verifizierung und Überwachung, wird die Belastung menschlicher Ressourcen verringert.
3. Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der KYB-Richtlinien und -Verfahren stellen sicher, dass das Unternehmen mit den sich ändernden Vorschriften Schritt hält.
4. Schulung und Entwicklung
Investitionen in die Ausbildung und Entwicklung von KYB-Analysten und Compliance-MitarbeiterInnen helfen, den Mangel an qualifizierten Ressourcen zu überwinden. Fortlaufende Schulungen garantieren, dass Ihr Team über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt.
5. Prozessdesign
Die KYB-Prozesse sollten effizient und pragmatisch gestaltet sein.
Wie Trustnet.Trade bei KYC- und KYB-Compliance helfen kann
Trustnet.Trade verbessert die KYC- und KYB-Compliance erheblich, indem es die damit verbundenen Probleme effizient löst. Die Plattform automatisiert die Due Diligence von Geschäftspartnern mit einem Klick und führt umfassende Prüfungen, einschließlich Sanktions- und UBO-Screening, durch. Trustnet.Trade ermöglicht eine einfache Einhaltung der Vorschriften durch und kontinuierliche Risikoanalyse. Es bietet erstklassige Datenanalysen und praktische Werkzeuge wie Vorlagen und Checklisten zur Risikoprävention. Umfassende Compliance-Prüfungen gegen Sanktionslisten, AML-Vorschriften und PEP-Listen erleichtern die Risikoanalyse und -bewertung.
Durch den Einsatz von Trustnet.Trade können Unternehmen die Herausforderungen der KYB-Compliance meistern und sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren.